Saapuminen tapahtumaan

10.10.2020

Huolehdi siitä, että tapahtumaan saapuminen on mahdollisimman helppoa, vaivatonta ja että asiakaskokemus on positiivinen jo alusta asti. Asiakaskokemus alkaa siitä, kun asiakas saa mainoskirjeen ja kokemukseen vaikuttaa koko reitti tapahtuman jälkimarkkinointiin asti. Tämän vuoksi on tärkeää, ettei mitään asioita aliarvioida, vaan asiakkaasta huolehditaan laadukkaasti alusta loppuun. Tavoitteenani on kiinnittää tapahtumajärjestäjän huomio sellaisiin käytännön asioihin, joihin on loppujen lopuksi helppo vaikuttaa, mutta jotka liian usein jäävät vaille riittävää huomiota.


Olen matkalla kohti mielenkiintoista tapahtumaa. Tapahtuman markkinointi on ollut upeaa ja tapahtuman ohjelma vaikuttaa erittäin mielenkiintoiselta. Olen aika innoissani.. Paikka ei ole minulle ennestään tuttu ja jo matkalla huomaan, että aikataulu menee aika tiukille. Yksi lempipuhujistani saattaa ehtiä aloittamaan puheenvuoronsa ennen kuin ehdin paikalle. Siinä vaiheessa kun navigaattori näyttää minun lähestyvän tapahtumapaikkaa, en näe missään opasteita tai kylttejä tapahtumasta. Ajan pari kilometriä eteenpäin, mutta ei vieläkään mitään. Päätän tehdä u-käännöksen ja palata takaisin. Lopulta huomaan pienen kyltin maantasolla, käännyn tienhaarasta ja näen tapahtuma-alueen. Autoja on joka puolella tienvarsilla. Kestää pitkään ennen kuin löydän autolleni paikan. Aikaa on mennyt jo sen verran, että lempipuhujani on jo todennäköisesti lopettelemassa puheenvuoroaan.  Aurinko porottaa kuumasti ja minulla on kova jano. Lähden kulkemaan kohti tapahtuma-aluetta ja yritän tähystellä mahdollista vesipistettä. Turhaan.. Tullessani tapahtuma-alueen portille juutun jonoon. Lopulta kun pääsen sisälle tapahtuma-alueelle, huomaan olevani väsynyt, ärtynyt ja harmissani. Tekisi mieli lähteä kotiin ennen kuin olen päässyt alkuunkaan.

Tämä kävijäkokemus on kuvitteellinen, mutta varmasti tuttu monille. Tapahtumajärjestäjän on tärkeää huomioida tapahtumaan saapuminen ja sen merkitys tapahtuman kävijän kokemukseen. Miten nämä ongelmat olisi voinut välttää? Tässä muistilista asioista, jotka on hyvä huomioida;


* Opastus! Ikinä ei voi olla liian hyvin tehty opastus tapahtumaan. Kerro selkeästi jo tapahtuman markkinoinnissa olennaiset asiat tapahtumaan saapumisesta sekä parkkipaikkojen sijoituksesta. Merkitse jokainen käännös selkeästi opastein, jotta asiakkaan ei tarvitse nähdä ylimääräistä vaivaa löytääkseen perille.

* Pyri sijoittelemaan parkkipaikat mahdollisimman lähelle tapahtuma-aluetta. Huomioi turvallisuusasiat suunnittelussa. (Kirjoitan myöhemmin oman kirjoituksen pelkästään parkkipaikkojen suunnittelusta, sillä siinä on useita asioita, joihin on hyvä kiinnittää huomiota.)

* Mikäli et voi järjestää riittävästi ja riittävän lähelle parkkipaikkoja, mieti voisiko tapahtumaasi kulkea vaikka bussikuljetuksella?